Do złożenia wniosku do Rzecznika Praw Obywatelskich nie jest wymagane pełnomocnictwo (informacja dla adwokatów i radców prawnych). Wniosek powinien zawierać oznaczenie wnioskodawcy (imię, nazwisko, ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość). Umożliwia to zarejestrowanie sprawy, odszukanie jej w systemie i udzielenie odpowiedzi przez Rzecznika Praw Obywatelskich. Na podstawie art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) administratorem danych jest Rzecznik Praw Obywatelskich z siedzibą w Warszawie ul. Al. Solidarności 77.  Dane są przetwarzane w celu rozpatrzenia sprawy przez RPO, zgodnie z ustawą z dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich (Dz. U. z 2001 r. Nr 14, poz. 147). Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.